FUNGSI MANAJEMEN:
PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN, PENENTUAN SDM,
PENGARAHAN, DAN PENGAWASAN
1 Pengantar
Seperti sudah diuraikan pada bab sebelumnya, proses pendekatan operasional mempersamakan manajemen dengan apa yang dibuat seorang manajer untuk memenuhi persyaratannya sebagai seorang manajer. Dalam pendekatan ini, apa yang dilakukan seorang manajer mendapat perhatian yang begitu menonjol. Kegiatan ini merupakan fungsi-fungsi pokok dalam manajemen. Yang kemudian membentuk sebuah proses manajemen yangunik dan menrik untuk dikaji. Fungsi-fungsi manajemen ini menurut kajian para pakar ilmu manajemen, teridiri dari lima fungsi pokok.
Dalam sejarah perkembangan ilmu pengetahuan di dunia ini, funsi-fungsi sosiobudaya biasanya menggunakan pendekatan-pedekatan teori fungsionalisme. Teori ini awalnya berkembang pesat dalam ilmu asosiologi dan antropologi. Mari kita lihat sekilas apa itu teori fungsionalisme, dan terapannya dalam ilmu manajemen.
2 Teori Fungsionalisme
Untuk mengkaji sejauh apa fungsi-fungsi manajemen dapat digunakan teori fungsionalisme. Menurut Lorimer et al., teori fungsionalisme adalah salah satu teori yang dipergunakan pada ilmu sosial, yang menekankan pada saling ketergantungan antara institusi-institusi (pranata-pranata) dan kebiasaan-kebiasaan pada masyarakat tertentu. Analisis fungsi menjelaskan bagaimana susunan sosial didukung oleh fungsi institusi-institusi seperti: negara, agama, keluarga, aliran, dan pasar terwujud. Sebagai contoh, pada masyarakat yang kompleks seperti Amerika Serikat, agama dan keluarga mendukung nilai-nilai yang difungsikan untuk mendukung kegiatan politik demokrasi dan ekonomi pasar. Dalam masyarakat yang lebih sederhana, masyarakat tribal, partisipasi dalam upacara keagamaan berfungsi untuk mendukung solidaritas sosial di antara kelompok-kelompok manusia yang berhubungan kekerabatannya. Meskipun teori ini menjadi dasar bagi para penulis Eropa abad ke-19, khususnya Emile Durkheim, fungsionalisme secara nyata berkembang sebagai sebuah teori yang pesat dan mengagumkan sejak dipergunakan oleh Talcott Parsons dan Robert Merton tahun 1950-an.
Teori ini sangat berpengaruh kepada para pakar sosiologi Anglo-Amerika dalam dekade 1970-an. Bronislaw Malinowski dan A. R. Radcliffe-Brown, mengembangkan teori ini di bidang antropologi, dengan memusatkan perhatian pada masyarakat bukan Barat. Sejak dekade 1970-an, teori fungsionalisme dipergunakan pula untuk mengkaji dinamika konflik sosial (Lorimer et al. 1991-112-113). Dalam bidang manajemen, teori ini juga menjadi sebuah keharusan untuk mengkaji fungsi-fungsi manajemen. Banyak pakar manajemen yang menggunakan teori fungsionalisme ini, seperti yang diuraikan berikut ini.
3. Lima Fungsi Utama
Dalam ilmu manajemen teori fungsionalisme ini selalu dipergunakan untuk mengkaji fungsi-fungsi manajemen. Di antara para ahli ilmu manajemen yang mengkaji fungsi-fungsi manajemen adalah H. Fayol, Urwick, Newman, Koontz, Gulick, dan Terry.
Menurut Henry Fayol fungsi-fungsi manajemen yang disebutnya juga sebagai general and industrial management terdiri dari: planning, organization, commanding, coordination, dan controlling. Semenatar L. Urwick menyebut fungsi-fungsi manajemen ini dengan istilah elements of administration, yang terdiri dari: planning, organization, coordination, commanding, dan controlling. Berikutnya William H. Newmann menyebut fungsi-fungsi manajemen ini dengan administrative action yang terdiri dari: planning, organizing, assembling resources, directing, dan controlling. Kemudian Harold Koontz menyebutnya dengan principles of management, yang terdiri dari: planning, organizing, staffing, directing, dan controlling. Sementara itu L. Gullick menyebutnya sebagai paper on the science of administration yang terdiri dari: planning, organizing, staffing, directing atau coordinating, serta reporting atau budgeting. Ahli lainnya G.R. Terry menyebut fungsi-fngsi manajemen ini dengan sebutan principles of management yang terdiri dari: planning, organizing, actuating, dan controlling.
Penting, untuk diingat, bahwa manajemen adalah satu bentuk kerja. Manajer dalam melakukan pekerjaannya, harus melaksanakan kegiatan‑kegiatan tertentu, yang dinamakan fungsi‑fungsi manajmen. Menurut Terry dan Rue (2000:9-10) ada 5 fungsi utama manajemen, seperti yang diuraikan berikut ini.
(1) Planning atau dalam bahasa Indonesia perencanaan, yaitu menentukan tujuan‑tujuan yang hendak dicapai pada masa yang akan datang dan apa yang harus diperbuat agar dapat mencapai tuiuan‑tujuan itu. (2) Organizing atau dalam bahasa Indonesia pengorganisasian, adalah mengelompokkan dan menentukan berbagai kegiatan penting dan memberikan kekuasaan untuk melaksanakan kegatan‑kegiatan itu. (3) Staffing (penentuan sumber daya manusia) yaitu menentukan keperluan‑keperluan sumber daya manusia, pengerahan, penyaringan, latihan, dan pengembangan tenaga kerja. (4) Motivating, yaitu mengarahkan atau menyalurkan perilaku manusia kearah tujuan‑tujuan yang hendak dicapai. (5) Controlling, yang dalam bahasa Indonesia lazim disebut dengan pengawasan, yaitu kegiatan dalam bentuk mengukur pelaksanaan sesuai dengan tujuan‑tujuan, menentukan sebab‑sebab penyimpangan‑penyimpangan dan mengambil tindakan‑tindakan korektif yang diperlukan.
Dalam konteks kesenian misalnya, sebuah kelompok kesenian mestilah memiliki rencana, baik jangka pendek, menengah, dan panjang. Katakanlah kelompok seni pertunjukan, rencana jangkapendeknya adalah menguasai pertunjukan sepuluh genre tari Sumatera Utara. Rencana menengahnya adalah menguasai dengan baik dua pulu tari delapan etnik Sumatera Utara. Rencana jangka panjang, dengan waktu empat sampai lima tahun ke depan, menguasai sebagian besar tari dan musik etnik Sumatera.
Kelompok seni ini juga harus memperhatikan pengorganisasian kelompoknya. Siapa yang menjadi ketua kelompok itu. Demikian pula apakah perlu wakil ketua. Kemudian tentu harus ada sekretaris yang mengurusi bidang manajerial dan pengembangan kelompok ini. Disertai dengan bendahara yang mengurusi bidang keuangan yang mencakup pendapatan, pengeluaran, honorarium, biaya produksi seni, dan lain-lainnya. Kemudian ada divisi bidang musik, divisi bidang tari, divisi bidang teater, manajer panggung dan pertunjukan, divisi bidangperalatan dan properti, dan aspek-aspek organisasi lainnya.
Selain itu kelompok kesenian ini juga harus memperhatikan sumber daya manusia seniman, yaitu berdasarkan keahlian seninya. Siapa yang layak dan wajar menjadi pemusik (pembawa melodi, ritme, penyanyi, dan lainnya), menjadi penari (penata tari, penari biasa), dan pemain teater. Caranya adalah dengan perekrutan melalui seleksi untuk menjaga kualitas produksi yang akan dijual kepada para penggunanya.
Kemudian untuk tumbuh dan berkembangnya kelompok kesenian ini, manajer harus melakukan motivasi atau penggerakan, yang bersumber dari dalam diri setiap anggota dan arahan-arahan yang diberikan oleh manajer dan kepala-kepala divisi.
Agar tak terjadi penyimpangan-penyimpangan, baik yang dilakukan oleh manajer, ketua divisi, maupun para anggota diperlukan pengawasan. Dilakukan oleh penasehat atau pembantu manajer, atau tim auditor, dan sejenisnya.
Menentukan fungsi manajemen yang paling panting adalah seperti berusaha untuk menentukan kaki yang mana yang paling penting pada sebuah kursi. Semua kakinya adalaK penting dan harus ada agar kursi itu dapat berfungsi dengan baik. Tepat seperti dengan kursi itu, kalau salah satu dari fungsi‑fungsi manajemen itu lemah, maka proses manajemen itu tidak berfungsi dengan baik.
Harus dikemukakan, bahwa tidak semua penulis manajemen sepakat mengenai nama apa yang harus diberikan kepada fungsi manajemen itu. Ada kesepakatan umum, bahwa perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan harus disebutkan sebagai fungsi‑fungsi manajemen. Sebagian penulis memasukkan fungsi kepegawaian sebagai suatu bagian dalam fungsi pengorganisasian. Ketidaksepakatan utama meliputi istilah yang diberikan kepada fungsi manajemen, yang bersangkutan dengan pemotivasian. Beberapa penulis lain menggunakan istilah motivating, sebagian lagi directing, sedang yang lain menggunakan leading, influencing, atau actuating--memimpin, mempengaruhi, atau menjalankan.
Ada saran‑saran untuk membuat fungsi‑fungsi tambahan dianggap sebagai hal yang pokok dalam proses manajemen, termasuk ke dalamnya, pemberian kuasa, komunikasi--counseling (rembukan), mengevaluasi, mengintegrasikan, menilai, dan menentukan pengelompokan. Seorang manajer melaksanakan semua ini, tetapi untuk memasukkan fungsi‑fungsi seperti itu ke dalam kelompok itu sangat berlebih‑lebihan, karena hal‑hal itu sudah termasuk setidak‑tidaknya ke dalam salah satu dari lima fungsi pokok itu. Haruslah ditekankan bahwa fungsi‑fungsi dasar dari manajemen adalah saling barkaitan. Sebagai contoh, perencanaan mempengaruhi pengorganisasian, dan pengorganisasian mempengaruhi pengawasan. Satu fungsi sama sekali tidak berhenti, sebelum yang lain dimulai. Fungsi‑fungsi itu jalin‑menjalin tanpa terpisahkan. Untuk melancarkan suatu organisasi baru, biasanya dimulai dengan perencanaan, diikuti oleh fungsi‑fungsi yang lain. Namun demikian, bagi sebuah organisasi yang sudah mapan, pengawasan pada waktu tertentu mungkin diikuti dengan perencanaan, dan sebaliknya, diikuti dengan pemotivasian.
3.1 Perencanaan
Koontz dan O’Donell dalam bukunya yang bertajuk Principles of Management menjelaskan bahwa perencanaan (planning) adalah fungsi dari manajer dalam rangka pemilihan terhadap berbagai altematif, tujuan, kebijaksanaan, prosedur, dan program dalam manajemen. Selain itu, menurut Billy E. Goatz perencanaan adalah pilihan mendasar (fundamental) dan persoalan perencanaan timbul karena terdapat altematif-altematif. Kemudian pakar lainnya Terry mengemukakan tentang perencanaan yaitu pemilihan penghubungan fakta-fakta, serta pembuatan dan penggunaan perkiraan-perkiraan, asumsi-asumsi untuk masa yang akan datang, dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuik mencapai hasil yang diinginkan.
Bagan
Koordinasi yang Meliputi
Fungsi-fungsi Manajemen
Koordinasi yang Meliputi
Fungsi-fungsi Manajemen
Koontz dan O’Donell dalam bukunya yang bertajuk Principles of Management mengemukakan bahwa prinsip-prinsip perencanaan terdiri dari aspek-aspek berikut ini. (1) proses membantu tercapainya tujuan, (2) prinsip efisiensi pada perencanaan, (3) prinsip mengutamakan perencanaan, (4) prinsip pemerataan perencanaan, (5) prinsip patokan perencanaan, (6) prinsip kebijaksanaan kerja, (7) prinsip waktu, (8) prinsip tata hubungan perencanaan, (9) prinsip altematif, (10) prinsip pembatasa faktor, (11) prinsip keterikatan, (12) prinsip kelenturan, (13) prinsip ketetapan arah, (14) prinsip perencanaan strategis.
Dapat disimpulkan bahwa perencanaan merupakan fungsi utama dari manajer. Pelaksanaan pekerjaan tergantung kepada baik dan buruknya sebuah perencanaan. Perencanaan harus diarahkan atas kenyataan-kenyataan objektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerja sama yang efektif. Perencanaan harus mengandung atau dapat memproyeksikan kejadian-kejadian yang akan datang. Perencanaan harus mengandung pemikiran yang matang tentang anggaran, program, pengamanan, metode, dan standar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Jenis-jenis perencanaan di antaranya ialah: (1) perencanaan fisik, (2) perencanaan fungsional, (3) perencanaan komprihensif, (4) perencanaan kombinasi umum. Perencanaan fisik meliputi perencanaan yang sifatnya fisik, seperti perencanaan tata kota, perencanaan daerah, perencanaan bangunan, perencanaan jalan, dan lainnya. Perencanaan fungsional pula berkaitan dengan perencanaan yang sifatnya fungsional, seperti perencanaan produksi, perencanaan keuangan, perencanaan pegawai, perencanaan penjualan, perencanaan advertensi, dan lainnya. Perencanaan komprihensif merupakan gabungan antara perencanaan fisik dan perencanaan fungsional. Sebagai contoh seorang pengusaha yang akan mendirikan pabrik tekstil, maka ia akan merencanakan gedung pabrik, mesin-mesin, produksi yang dihasilkan, sumber daya manusia (tenaga kerja), keuangan, penjualan, distribusi, dan lainnya. Perencanaan kombinasi umum pula meliputi perencanaan fisik, fungsional, dan komprehensif sekali gus. Perencanaan ini biasanya sangat bias bidang cakupannya, seperti Proyek Jati Luhur, Proyek Sigura-gura, Proyek Jembatan Suramadu, yang biasanya dilakukan oleh pemerintah. Pihak swasta biasanya tidak begitu tertarik terhadap perencanaan kombinasi umum ini karena: (a) jumlah modal yang harus diinvestasikan sangat besar dan (b) waktu yang diperlukan biasanya memperhitungkan waktu pengembalian modal yang relatif singkat dan memberikan keuntungan.
Perencanaan biasanya juga memasukkan tujuan (objektif). Dari kategori yang kedua ini jelas bahwa dalam penyusunan atau pembuatan perencanaan harus dibuat secara matang dan diarahkan kepada sasaran yang akan dituju. Karena jika sebuah perencanaan tanpa memuat tujuan terlebih dahulu maka akan mencapai apa yang diharapkan.
Dalam perencanaan harus pula memasukkan anggaran (budget) yang cukup dan disesuaikan dengan dan disesuaiakan dengan kemampuan finansial. Jika anggaran tak mencukupi, maka perencanaan tak mungkin terlaksana. Oleh itu, faktor anggaran ini sangat diperlukan dalam perencanaan.
Kemudian aspek lain yang penting dalam perencanaan adalah standar, baik standar kualitas maupun standar kuantitas barang yang akan diproduksi. Tanpa direncanakan standar akan sulit melakukan pengawasan dalam pelaksanaan kerja. Yang perlu distandarisasi bukan saja proses kerja tetpi melingkupi perangkat (tools) manajemen, yang terdiri dari enam m yaitu: man (manusia ), money (uang), materials (material), method (metode), machines (mesin), dan market (pasar).
Aspek perencanaan lainnya adalah program atau acara atau tahapan. Dalam setiap perencanaan harus dilakukan penentuan tahap-tahap kerja. Tanpa adanya rencana program pentahapan ini akan sulit kapan memulai dan apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Aspek berikutnya dalam perencanaan adalah kebijakan (policy). Yang dimaksud dengan kebijakan adalah petunjuk menyeluruh baik lisan maupun tulisan untuk menetapkan baas-batas dan arah tindakan manajerial yang akan diambil (Terry 1980). Kebijakan ini mencakup: permodalan, produksi, penjualan,dan pengawasan.
Prosedur adalah salah satu aspek dalam perencanaan. Yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan, sehingga mewujudkan urutan waktu dan rangkaian kerja yang harus dilaksanakan.
Kemudian aspek perencanaan lainnya adalah metode, yang dapat dirumuskan sebagai hasil penentuan cara pelaksanaan kerja dari suatu tugas. Dengan memperhatikan tujuan, fasilitas yang ada dan jumlah penggunaan waktu, uang, dan usaha. Tanpa metode kerja maka proses manajemen akan menghamburkan bahan, uang, tenaga kerja, dan waktu.
Sebuah perencanaan harus didasarkan kepada fakta, bukan angan-angan. Untuk mendapatkan fakta, maka perlu diadakan penelitian. Penelitian dalam ilmu manajemen terdiri dari dua jenis. (a) Penelitian mumi, yaitu penelitian yang dilakukan untuk tujuan khusus keilmuan. Misalnya seorang ekonom meneliti para pedagang bakso untuk mengetahui bagaimana ia mengelola dagangan baksonya termasuk bagaimana organisasi tukang bakso di suatu tempat. Sifatnya hanya untuk kepentingan pengembangan ilmu saja. (b) Penelitian aplikasi, yang dilakukan untuk suatu kegunaan. Misalnya penelitian mengenai pasar. Ilmu manajemen biasanya lebih menekankan penelitian aplikasi. Penelitian dalam bidang manajemen mencakup: (a) penelitian produksi, (b) penelitian personal, (c) penelitian finansial, (d) penelitian pemasaran, dan lain-lain.
3.2 Pengorganisasian
Pengorganisasian (organizing) adalah proses pengelom-pokkan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang manajer, yang mempunyai kekuasaan, yang perlu untuk mengawasi anggota-anggota kelompok (Terry dan Rue 2000:82). Pengorganisasian dapat dikonsepkan sama dengan sebagian atau susunan dalam binatang atau tumbuhan yang dipergunakan untuk melakukan berbagai tugas khusus, seperti hati, ginjal, jantung, dan sebagainya. Kata organize artinya adalah menyusun atau mengatur bagian-bagian yang saling berhubungan satu sama lainnya, sementara itu, setiap bagian mempunyai satu tugas khusus atau berhubungan dengan keseluruhan. Berdasarkan makna etimologis tersebut maka jelaslah bagi kita bahwa pengorganisasian tidak dapat diwujudkan tanpa adanya hubungan dengan yang lain dan tanpa menetapkan tugas-tugas tertentu untuk masing-masing unit.
Bartholomeus dalam Sukama (1992:37) mendefinisikn tentang organisasi sebagai berikut. Organization is an arrangement, presumably logical, of interdependent parts to form a unified whole, through which power and control can be exercise to the end of achieving a given purpose. Artinya organisasi adalah susunan yang agak logis, dari bagian-bagian yang saling berhubungan untuk mewujudkan suatu keseluruhan yang menyatu, sehingga kekuasaan dan pengawasan dapat dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dalam rangka pengorganisasian ini ada lima aspek yang penting yaitu: (1) adanya tujuan yang akan dicapai, (2) adanya penetapan dan pengelompokkan pekerjaan, (3) adanya wewnang dan tanggung jawab, (4) adanya hubungan satu sama lainnya, dan (5) adanya penetapan orang-orang yang akan melakukan tugasnya.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk mengorganisasi sebuah organisasi secara baik. Menurut Terry (dalam Sukama 1992:39) adalah sebagai berikut. (a) ketahuilah tujuan organisasi, (b) berbagilah pekerjaan yang akan dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan bagian, (c) kelompokkanlah kegiatan-kegiatan itu ke dalam unit praktis, (d) untuk tiap-tiap pekerjaan atau kelompok pekerjaan yang akn dilakukan, tentukanlah dengan jelas tugas yang harus dilaksanakan dan sediakanlah alat-alat fisik yang diperlukan, (e) tempatkanlah pegawai yang cakapa dan handal dalam bidangnya, dan (f) limpahkanlah wewenang yang dibutuhkan terhadap pegawai yang telah ditetapkan.
Prinsip-prinsip organisasi menurut Koontz adalah mencakup: (a) prinsip kesatuan tujuan, (b) prinsip efisiensi, (c) prinsip rentangan manajemen, (d) prinsip hirarki, (e) prinsip pertanggungjawaban, (f) prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab, (g) prinsip kesatuan perintah, (h) prinsip tingkatan wewenang, (i) prinsip pembagian kerja, (j) prinsip penetapan tugas, (k) prinsip kelenturan atau penyesuaian, (l) prinsip keseimbangan, (m) prinsip kelangsungan, (n) prinsip kemudahan kepemimpinan.
Bagaimana mengorganisasi? Menurut Terry ada enam langkah untuk mengorganisasi, yaitu: (1) tentukan dan analisis tujuan atau sasaran-sasaran, oleh karena itu struktur organisasi harus dapat membantu mencapainya, (2) kumpulkan fakta-fakta mengenai organisasi yang sekarang, (3) siapkanlah rencana organisasi dipandang dari sudut di mana kita berada dan di mana kita ingin berada, (4) tetapkanlah waktu untuk melaksanakan organisasi, (5) ambillah tindakan persiapan untuk reorganisasi, dan (6) laksanakanlah reorganisasi yang telah disetujui.
3.3 Penentuan Sumber Daya Manusia
Adalah penting untuk menggunakan sebuah organisasi yang baik. Namun penting pula untuk menempatkan orang yang tepat yang sesuai dengan bidang pekerjaannya. Kualitas pekerja inilah yang biasanya membuat perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan sebuah organisasi. Kalaupegawai tak mampu dibimbing oleh manajer, manajer tak mampu, maka hampir pasti hasilnya akan mengecewakan. Penentuan sumber daya manusia atau staffing ini harus melibatkan pemeriksaan atau ujian yang teliti melalui screening. Kerja ini meliputi pengerahan, penyaringan, penaikan pangkat, pemindahan, dan pemensiunan pegawai.
Tangung jawab penentuan sumber daya manusia ini pada sebuah organisasi terletak pada setiap manajer pada setiap tingkat. Biasanya bahagian kepagawaian kalau ada memberikan bantuan teknis dan memeberikan sumbangan pikirannya kepada manajer, yang menjalankan urusan yang khas.
Dapat disimpulkan bahwa perencanaan merupakan fungsi utama dari manajer. Pelaksanaan pekerjaan tergantung kepada baik dan buruknya sebuah perencanaan. Perencanaan harus diarahkan atas kenyataan-kenyataan objektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerja sama yang efektif. Perencanaan harus mengandung atau dapat memproyeksikan kejadian-kejadian yang akan datang. Perencanaan harus mengandung pemikiran yang matang tentang anggaran, program, pengamanan, metode, dan standar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Jenis-jenis perencanaan di antaranya ialah: (1) perencanaan fisik, (2) perencanaan fungsional, (3) perencanaan komprihensif, (4) perencanaan kombinasi umum. Perencanaan fisik meliputi perencanaan yang sifatnya fisik, seperti perencanaan tata kota, perencanaan daerah, perencanaan bangunan, perencanaan jalan, dan lainnya. Perencanaan fungsional pula berkaitan dengan perencanaan yang sifatnya fungsional, seperti perencanaan produksi, perencanaan keuangan, perencanaan pegawai, perencanaan penjualan, perencanaan advertensi, dan lainnya. Perencanaan komprihensif merupakan gabungan antara perencanaan fisik dan perencanaan fungsional. Sebagai contoh seorang pengusaha yang akan mendirikan pabrik tekstil, maka ia akan merencanakan gedung pabrik, mesin-mesin, produksi yang dihasilkan, sumber daya manusia (tenaga kerja), keuangan, penjualan, distribusi, dan lainnya. Perencanaan kombinasi umum pula meliputi perencanaan fisik, fungsional, dan komprehensif sekali gus. Perencanaan ini biasanya sangat bias bidang cakupannya, seperti Proyek Jati Luhur, Proyek Sigura-gura, Proyek Jembatan Suramadu, yang biasanya dilakukan oleh pemerintah. Pihak swasta biasanya tidak begitu tertarik terhadap perencanaan kombinasi umum ini karena: (a) jumlah modal yang harus diinvestasikan sangat besar dan (b) waktu yang diperlukan biasanya memperhitungkan waktu pengembalian modal yang relatif singkat dan memberikan keuntungan.
Perencanaan biasanya juga memasukkan tujuan (objektif). Dari kategori yang kedua ini jelas bahwa dalam penyusunan atau pembuatan perencanaan harus dibuat secara matang dan diarahkan kepada sasaran yang akan dituju. Karena jika sebuah perencanaan tanpa memuat tujuan terlebih dahulu maka akan mencapai apa yang diharapkan.
Dalam perencanaan harus pula memasukkan anggaran (budget) yang cukup dan disesuaikan dengan dan disesuaiakan dengan kemampuan finansial. Jika anggaran tak mencukupi, maka perencanaan tak mungkin terlaksana. Oleh itu, faktor anggaran ini sangat diperlukan dalam perencanaan.
Kemudian aspek lain yang penting dalam perencanaan adalah standar, baik standar kualitas maupun standar kuantitas barang yang akan diproduksi. Tanpa direncanakan standar akan sulit melakukan pengawasan dalam pelaksanaan kerja. Yang perlu distandarisasi bukan saja proses kerja tetpi melingkupi perangkat (tools) manajemen, yang terdiri dari enam m yaitu: man (manusia ), money (uang), materials (material), method (metode), machines (mesin), dan market (pasar).
Aspek perencanaan lainnya adalah program atau acara atau tahapan. Dalam setiap perencanaan harus dilakukan penentuan tahap-tahap kerja. Tanpa adanya rencana program pentahapan ini akan sulit kapan memulai dan apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Aspek berikutnya dalam perencanaan adalah kebijakan (policy). Yang dimaksud dengan kebijakan adalah petunjuk menyeluruh baik lisan maupun tulisan untuk menetapkan baas-batas dan arah tindakan manajerial yang akan diambil (Terry 1980). Kebijakan ini mencakup: permodalan, produksi, penjualan,dan pengawasan.
Prosedur adalah salah satu aspek dalam perencanaan. Yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan, sehingga mewujudkan urutan waktu dan rangkaian kerja yang harus dilaksanakan.
Kemudian aspek perencanaan lainnya adalah metode, yang dapat dirumuskan sebagai hasil penentuan cara pelaksanaan kerja dari suatu tugas. Dengan memperhatikan tujuan, fasilitas yang ada dan jumlah penggunaan waktu, uang, dan usaha. Tanpa metode kerja maka proses manajemen akan menghamburkan bahan, uang, tenaga kerja, dan waktu.
Sebuah perencanaan harus didasarkan kepada fakta, bukan angan-angan. Untuk mendapatkan fakta, maka perlu diadakan penelitian. Penelitian dalam ilmu manajemen terdiri dari dua jenis. (a) Penelitian mumi, yaitu penelitian yang dilakukan untuk tujuan khusus keilmuan. Misalnya seorang ekonom meneliti para pedagang bakso untuk mengetahui bagaimana ia mengelola dagangan baksonya termasuk bagaimana organisasi tukang bakso di suatu tempat. Sifatnya hanya untuk kepentingan pengembangan ilmu saja. (b) Penelitian aplikasi, yang dilakukan untuk suatu kegunaan. Misalnya penelitian mengenai pasar. Ilmu manajemen biasanya lebih menekankan penelitian aplikasi. Penelitian dalam bidang manajemen mencakup: (a) penelitian produksi, (b) penelitian personal, (c) penelitian finansial, (d) penelitian pemasaran, dan lain-lain.
3.2 Pengorganisasian
Pengorganisasian (organizing) adalah proses pengelom-pokkan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang manajer, yang mempunyai kekuasaan, yang perlu untuk mengawasi anggota-anggota kelompok (Terry dan Rue 2000:82). Pengorganisasian dapat dikonsepkan sama dengan sebagian atau susunan dalam binatang atau tumbuhan yang dipergunakan untuk melakukan berbagai tugas khusus, seperti hati, ginjal, jantung, dan sebagainya. Kata organize artinya adalah menyusun atau mengatur bagian-bagian yang saling berhubungan satu sama lainnya, sementara itu, setiap bagian mempunyai satu tugas khusus atau berhubungan dengan keseluruhan. Berdasarkan makna etimologis tersebut maka jelaslah bagi kita bahwa pengorganisasian tidak dapat diwujudkan tanpa adanya hubungan dengan yang lain dan tanpa menetapkan tugas-tugas tertentu untuk masing-masing unit.
Bartholomeus dalam Sukama (1992:37) mendefinisikn tentang organisasi sebagai berikut. Organization is an arrangement, presumably logical, of interdependent parts to form a unified whole, through which power and control can be exercise to the end of achieving a given purpose. Artinya organisasi adalah susunan yang agak logis, dari bagian-bagian yang saling berhubungan untuk mewujudkan suatu keseluruhan yang menyatu, sehingga kekuasaan dan pengawasan dapat dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dalam rangka pengorganisasian ini ada lima aspek yang penting yaitu: (1) adanya tujuan yang akan dicapai, (2) adanya penetapan dan pengelompokkan pekerjaan, (3) adanya wewnang dan tanggung jawab, (4) adanya hubungan satu sama lainnya, dan (5) adanya penetapan orang-orang yang akan melakukan tugasnya.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk mengorganisasi sebuah organisasi secara baik. Menurut Terry (dalam Sukama 1992:39) adalah sebagai berikut. (a) ketahuilah tujuan organisasi, (b) berbagilah pekerjaan yang akan dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan bagian, (c) kelompokkanlah kegiatan-kegiatan itu ke dalam unit praktis, (d) untuk tiap-tiap pekerjaan atau kelompok pekerjaan yang akn dilakukan, tentukanlah dengan jelas tugas yang harus dilaksanakan dan sediakanlah alat-alat fisik yang diperlukan, (e) tempatkanlah pegawai yang cakapa dan handal dalam bidangnya, dan (f) limpahkanlah wewenang yang dibutuhkan terhadap pegawai yang telah ditetapkan.
Prinsip-prinsip organisasi menurut Koontz adalah mencakup: (a) prinsip kesatuan tujuan, (b) prinsip efisiensi, (c) prinsip rentangan manajemen, (d) prinsip hirarki, (e) prinsip pertanggungjawaban, (f) prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab, (g) prinsip kesatuan perintah, (h) prinsip tingkatan wewenang, (i) prinsip pembagian kerja, (j) prinsip penetapan tugas, (k) prinsip kelenturan atau penyesuaian, (l) prinsip keseimbangan, (m) prinsip kelangsungan, (n) prinsip kemudahan kepemimpinan.
Bagaimana mengorganisasi? Menurut Terry ada enam langkah untuk mengorganisasi, yaitu: (1) tentukan dan analisis tujuan atau sasaran-sasaran, oleh karena itu struktur organisasi harus dapat membantu mencapainya, (2) kumpulkan fakta-fakta mengenai organisasi yang sekarang, (3) siapkanlah rencana organisasi dipandang dari sudut di mana kita berada dan di mana kita ingin berada, (4) tetapkanlah waktu untuk melaksanakan organisasi, (5) ambillah tindakan persiapan untuk reorganisasi, dan (6) laksanakanlah reorganisasi yang telah disetujui.
3.3 Penentuan Sumber Daya Manusia
Adalah penting untuk menggunakan sebuah organisasi yang baik. Namun penting pula untuk menempatkan orang yang tepat yang sesuai dengan bidang pekerjaannya. Kualitas pekerja inilah yang biasanya membuat perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan sebuah organisasi. Kalaupegawai tak mampu dibimbing oleh manajer, manajer tak mampu, maka hampir pasti hasilnya akan mengecewakan. Penentuan sumber daya manusia atau staffing ini harus melibatkan pemeriksaan atau ujian yang teliti melalui screening. Kerja ini meliputi pengerahan, penyaringan, penaikan pangkat, pemindahan, dan pemensiunan pegawai.
Tangung jawab penentuan sumber daya manusia ini pada sebuah organisasi terletak pada setiap manajer pada setiap tingkat. Biasanya bahagian kepagawaian kalau ada memberikan bantuan teknis dan memeberikan sumbangan pikirannya kepada manajer, yang menjalankan urusan yang khas.
Bagan
Penentuan Sumber Daya Manusia
Penentuan Sumber Daya Manusia
3.4 Pengarahan
Istilah pengarahan atau penggerakan adalah terjemahan dari kata dalam bahasa Inggris actuating, commanding, directing, dan motivating . G.R. Terry dalam bukunya yang bertajuk Principles of Management mendefinisikan actuating sebagai berikut: “Actuating is setting all members of the group to want to achieve and to strive to achieve the objective willingly and keeping with the managerial planning or organizing efforts.” Artinya penggerakan adalah membangkitkan dan mendorong semua anggota kelompok supaya berkehendak dan berusaha dengan keras untuk mencapai tujuan dengan ikhlas serta serasi dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian dari pihak pimpinan.
Dari defenisi yang diajukan Terry terlihat bahwa tercapai atau tidaknya tujuan dalam konteks manajemen, tergantung kepada bergerak atau tidaknya seluruh anggota kelompok manajemen, mulai dari tingkat atas, menengah, dan bawah. Segala kegiatan itu terarah kepada sasarannya, hanyalah merupakan pemborosan saja terhadap tenaga kerja, uang, waktu, dan materi. Atau dengan kata lain merupakan pemborosan terhadap perangkat manajemen.
aktor-faktor yang diperlukan untuk pengerakan ini adalah: (1) kepemimpinan, (2) sikap dan moralitas, (3) tatahubungan atau komunikasi, (4) perangsang atau insentif, (5) supervisi, dan (6) disiplin. Kepemimpinan ialah kegiatan untuk mempengauhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang pemimpin atau manajer yang tidak memiliki nilai dan norma kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja, sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya. Kemudian yang dimaksud dengan sikap adalah suatu cara memandang hidup, cara berpikir, berperasaan, dan bertindak. Sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan latar belakang kehidupannya. Adapun sikap manajer adalah sebagai berikut: (a) sikap feodal, (b) sikap kebapakan, (c) sikap kediktatoran, (d) sikap membantu, dan (5) sikap mengembangkan.
Untuk mengembangkan sikap positif dari para pegawai Terry (1990) menawarkan lima saran untuk mengembangkan sikap-sikap yang menguntungkan. Adapun kelima sikap itu adalah (1) milikilah pandangan yang praktis dan menyeluruh terhadap individu yang dipimpin, (2) ambillah bagian yang konstruktif dari setiap persoalan, (3) bergaullah dengan orang-orang sukses, (4) berilah orang lain perasaan penting dan perasaan mempunyai harga diri, (5) resapkanlah tentang nilai-nilai tertentu dalam hidup.
Faktor sikap dan moralitas juga menjadi bagian penting dari proses penggerakan. Kondisi moral adalah sikap para pekerja terhadap anggota-anggota manajemen, terhadap pekerjaannya dan terhadap satu sama lainnya. Moral bagi manajer dan pegawai sangat penting mengingat apabila manajer moralnya rendah, maka ia akan mengalami putus asa dalam menghadapi kesulitan dan para pegawai yang bermoral rendah tidak akan memiliki disiplin, acuh terhadap pekerjaan dan tidak mempunyai keberanian untuk mengatasi kesulitan yang dihadapi.
Faktor lain untuk penggerakan adalah komunikasi. Komunikasi administratif dapat dipandang sebagai bentuk komunikasi manusia atau masyarakata yang mengadung lima unusr, yaitu: seorang pembicara, yang menyampaikan, pesan-pesan, orang yang dihubungi, dan respons atau tanggapannya. Komunikasi dalam manajemen terdiri dari: komunikasi intemal, komunikasi ekstemal, komunikasi horizontal, komunikasi vertikal, komunikasi formal, komunikasi informal, komunikasi lisan, dan komunikasi tulisan.
Unsur lain dalam konteks penggerakan dalam manajemen adalah perangsang atau insentif, yaitu sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak. Ada beberapa jenis insentif yaitu: keamanan, memperhatikan keluhan pegawai, kondisi kerja, kenaikan tingkat, keselamatan, upah, penghargaan, supervisi, jaminan, instruksi pekerjaan, keikutsertaan dalam manajemen, penjelasan, jumlah jam kerja, perencanaan kerja, ekspresi diri, dan metode efisien. Aspek ini menjadi pendorong bagi pekerja untukbekerja secara efektif. Insentif ini dapat digolongkan lagi menjadi insentif positif dan negatif, insentif finansial yang terdiri dari: balasa jasa, promosi, bonus dan komisi, jaminan sosial, bagian laba, balas jasa (pensiun dan pembayaran kontrak), dan insentif non finansial.
Aspek lain yang penting dalam pengerakan manajemen adalah supervisi, yaitu salah satu aspek penggerakan, supervisi ini dilakukan saat pekerjaan sedang berlangsung oleh mandor pada tempat pekerjaan, dan supervisi ini kegiatan yang dilakukan terhadap pekerjaan tertentu saja, bukan sebagai pengawasan secara keseluruhan manajemen. Supervisi adalah kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi, di mana anggota mnajemen dan bukan anggota manajemen berhubungan secara langsung.
Aspek disiplin juga penting dalm rangka penggerakan ini. Disiplin ialah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak, latihan pengembangan dan pengendalian perasaan, pikiran dan kehendak, dan watak untuk melahirkan kekuatan dan tingkahlaku yang teratur. Disiplin adalah suatu keadaan tertib, di mana orang-orang yang tergabung dalam sebuah organisasi tunduk pada peraturan yang ada dan telah disepakati, dengan rasa senang hati. Disiplin ini dipicu oleh dua faktor, yaitu disiplin yang timbul dari dalam dirinya sendiri dan disiplin karena perintah dari luar dirinya.
Mengingat penggerakan dalam sistem manajemen tergantung seluruhnya pada manajer, yang menentukn berhasil atau tidaknya tujuan, maka perlu diadakan proses pendidikan dan pengembangan kepada paramanajer, agar diperoleh para manajer yang rasional dan kapabel.
3.5 Pengawasan
Pengawasan adalah mengecek atau mengatur seperti pembayaran, menyesuaikan dengan batas-batas seperti kecepatan, serta menguji atau memeriksa dengan bukti atau pengalaman yang sama atau sebaliknya. Pengawasan ini juga berarti wewenang untuk mebimbing atau memerintah. Atau juga kekuasaan dan hak untuk membatasi atau menertibkan. Arti pengawasan lainnya adalah pengaturan, seperti diatur melalui trafik controll, juga suatu pembetulan menurutukuran-ukuran tertentu yang standar.
Dengan demikian kontrol memiliki arti membimbing, menertibkan, mengatur, dan menguji kebenaran. Oleh karena itu untuk kata kontrol lebih tepat diterjemahkan dengan pengawasan, yang di dalamnya tercakup makna pembimbingan, penertiban, pengaturan, pemeriksaan, dan pengendalian.
Pengawasan merupakan tindakan-tindakan perbaikan dalam pelaksanaan kerja agar segala kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, petunjuk-petunjuk dan instruksi-instruksi, sehingga tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai.
Maksud dan tujuan pengawasan dalam sistem manajemen adalah sebagai berikut. (1) Untuk mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak. (2) Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan-kesalahan yang baru. (3) Untuk mengetahui apakah penggunaan anggaran yang telah ditetapkan dalam perencanaan terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang telah ditentukan. (4) Untuk mengetahui apakah pelaksanaan biaya sesuai dengan program, fase, tingkat pelaksanaan seperti yang telah ditentukan dalam perencanaan atau tidak. (5) Untuk mengetahui hasilpekerjaan dengan dibandingkan kepada yang telah ditetapkan dalam rencana (standar), dan sebagai tambahan. (6) Untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja sesuai dengan prosedur dan kebijakn yang telah ditentukan.
Agar pengawasan lebih efektif, maka harus ditetapkan prinsip-prinsip pengawasan, yang terdiri dari: (1) prinsip tercapainya tujuan, (2) prinsip efisiensi pengawasan, (3) prinsip tanggung jawab pengawasan, (4) prinsip pengawasan tehadap masa yang akan datang, (5) prinsip pengawasan langsung; (6) prinsip refleksi pelaksanaan, (7) prinsip penyesuaian dengan organisasi, (8) prinsip kemandirian pengawas, (9) prinsip standar, (10) prinsip pengawasan terhadap faktor strategis, (11) faktor pengecualian, (12) prinsip daya suai pengawasan, (13) prinsip peninjauan kembali, (14) prinsip tindakan.
Kemudian pengawasan ini terdiri dari tipe-tipe sebagai berikut. (1) pengawasan barang-barang inventaris, (2) pengawasan produksi, (3) pengawasan pemeliharaan, (4) pengawasan kualitas, (5) pengawasan jumlah, (6) pengawasan upah atau gaji, (7) pengawasan penjualan, (8) pengawasan advertensi, dan (9) pengawasan biaya.
Alat untuk pengawasan pekerjaan secara menyeluruh dapat berupa: (1) laporan tertulis, (2) daftar neraca rugi dan laba, (3) rasio pokok dari seluruh kegiatan, (4) hasil yang dicapai dari investasi, (5) pemeriksaan atau audit dengan beberapa tipe.
DATAR PUSTAKA
Adler, Mortimer J. Et al. (eds.). 1983. Encyclopaedia Britannica (Vol. XII). Chicago: Helen Hemingway Benton.
Adshead, Janet. 1988. Dance Analysis: Theoy and Practice. London: Dance Book.
Albert, Lepawsky. 1960. Administration. New York: Alfred A. Knoft.
Aston, Elaine dan George Savona. 1991. Theatre as Sign-System: A Semiotics of Text and Performance. London dan New York: Routledge.
Atmosudirdjo, Prajudi, 1971. Office Management. Jakarta: Untag University Press.
Backus, John. 1977. The Acoustical Foundation of Music. New York: W.W. Norton Company.
Black, James M., 1970. Personnel Management (terj. Winardi). Bandung: Alumni.
Boyce-Martin, Jane. 1977. Personnel management. London: McDonals & Evans.
Colleman, Griffin. 1983. Pakpak Batak Kin Groups and Land Tenure: A Study of Descent Organization and Its Cultural Geology. Canberra: Monash University. Disertasi doktof falsafah.
Denzin, Norman K. Dan Yvonna S. Lincoln (eds.). 1995. Handbook of Qualitative Research. Thousand Oaks, London, dan New Delhi: Sage Publications.
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. 1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Depdikbud.
Deraman, A. Azis, 2002. Himpunan Kertas Kerja: Isu dan Proses Pembukaan Minda Umat Melayu Islam. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Edwards, Paul et al. (eds.). 1967. The Encyclopedia of Philosophy (vol. 1 dan 2). New York dan London: Collier Macmillan Publisher.
Flippo, Edwin B. 1976. Principles of Personnel Management. Tokyo: McGraw-Hill.
Gillin, J.L. dan J.P. Gillin. 1954. For A Science of Social Man. New Yor: McMillan.
Horton, Paul B. Dan Chester L. Hunt, 1984. Sociology, edisi kelapan. Michigan McGraw-Hill. Terjemahannya dalam bahasa Indonesia, Paul B. Horton dan Chester L. Hunt, 1993. Sosiologi. Terjemahan Aminuddin Ram dan Tita Sobari. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Hutagaol, Realino, 2006. Pertunjukan Musik Keyboard Mak Lampir di Desa Tualang, Serdang Bedagai, pada Malam Hiburan Acara Adat Perkawinan Jawa. Medan: Skripsi Etnomusikologi FS USU.
Jose Rizal Firdaus, 2007. “Teknik Tari Serampang 12 Karya Guru Sauti.” Makalah pada Seminar Intemasional Tari Serampang Dua Belas di Medan.
Jucius, Michael J., 1962. Personnel Management. Tokyo: Charles E. Tuttle Company.
Koentjaraningrat, 1980. Pengantar Ilmu Antropologi. Jakarta: Aksara Baru.
Koentjaraningrat (ed.), 1980. Metode-metode Penelitian Masyarakat. Jakarta: Gramedia.
Koontz, Harold dan Cryl O’Donnel, 1959. Principles of Management. New York: McGraw-Hill Book Company.
Lomax, Alan P. 1968. Folk Song Style and Culture. Transaction Books New Jersey.
Lorimer, Lawrence T. et al., 1991, Grolier Encyclopedia of Knowledge (volume 1-20). Danburry, Connecticut: Groller Incorporated.
Malinowski, “Teori Fungsional dan Struktural,” dalam Teori Antroplologi I Koentjaraningrat (ed.), (Jakarta: Universitas Indonesia Press, 1987).
Malm,William P., 1977. Music Cultures of the Pacific, Near East, and Asia. New Jersey: Prentice Hall, Englewood Cliffs; serta terJemahannya dalam bahasa Indonesia, William P. Malm, 1993, Kebudayaan Musik Pasiflk, Timur Tengah, dan Asla, dialihbahasakan oleh Muhammad Takari, Medan: Universitas Sumatera Utara Press.
Merriam, Alan P. (1964), The Anthropology of Music. Chicago Nortwestem University.
Miner, John B. dan Green iner, 1977. Personnel & Industrial Relations: A Management Approach. New York: MacMillan Publishing.
Peirce, Charles S. (1938-1956). The Collected Papers, 8 vols., Charles Hartshome, Paul Weiss, and Arthur W. Burks (eds.). Cambridge: Harvard University Press.
Rastuti, Martavia, 2008. Yusuf Wibisono: Perannya dalam Kebudayaan Musik Melayu di Sumatera Utara. Medan: Skripsi Sarjana Seni Departemen Etnomusikolofi FS USU.
Radcliffe-Brown, A.R., 1952. Structure and Function in Primitive Society. Glencoe: Free Press.
Royce, Anya Paterson, 1980. The Anthropology of Dance. Bloomington dan London: Indiana University Press.
Sadie, Stanley (ed.). 1980. The New Grove Dictionary Music and Musicians. Ann Arbor, New York dan London: Macmillan Publishers Limited.
Shadily, Hassan, 1983. Ensiklopedi Indonesi. Jakarta: Ikhtiar Baru-Vanhoeve.
Sheppard, Mubin, 1972. Taman Indera: Malay Decorative Arts and Pastimes. London: Oxford University Press.
S. Nasution, 1982. Metode Research. Bandung: Jemmars.
Sukama, 1992. Dasar-Dasar Manajemen. Bandung: Mandar Maju.
Suriasumantri, Yuyun S. 1983. Ilmu dalam Perspektif. Jakarta: Yayasan Obor dan Leknas Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.
Terry, George R., 1962. Office Management and Control. Illinois: Richard D. Irwin.
Terry, George R. Dan Leslie W. Rue, 2000. Dasar-Dasar Manajemen (alihbahasa G.A. Ticolu). Jakarta: Bumi Aksara.
The Liang Gie, 1970. Administrasi Perkantoran Modem. Yogyakarta: Pertjetakan Radya Indria.
Tumer, Victor dan Edward M. Bruner (eds.). 1983. The Anthropology of Performance. Urbana dan Chicago: University Illinois.
Tumer, Victor, 1980. From Ritual to Theater: The Human Seriousness of Play. New York: PAJ Publication.
Ulack, Richard (2007). Encyclopædia Britannica. Encyclopædia Britannica 2007 Ultimate Reference Suite. Chicago: Encyclopædia Britannica.
Urwick, 1961. The Elements of Administration. London: Sir Isaak Pitman & Sons.
Wan Abdul Kadir, 1988. Budaya Popular dalam Masyarakat Melayu Bandaran, (Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
White, R. Clyde, 1950. Administration of Public Welfare. New York: American Book Company.
Istilah pengarahan atau penggerakan adalah terjemahan dari kata dalam bahasa Inggris actuating, commanding, directing, dan motivating . G.R. Terry dalam bukunya yang bertajuk Principles of Management mendefinisikan actuating sebagai berikut: “Actuating is setting all members of the group to want to achieve and to strive to achieve the objective willingly and keeping with the managerial planning or organizing efforts.” Artinya penggerakan adalah membangkitkan dan mendorong semua anggota kelompok supaya berkehendak dan berusaha dengan keras untuk mencapai tujuan dengan ikhlas serta serasi dengan perencanaan dan usaha-usaha pengorganisasian dari pihak pimpinan.
Dari defenisi yang diajukan Terry terlihat bahwa tercapai atau tidaknya tujuan dalam konteks manajemen, tergantung kepada bergerak atau tidaknya seluruh anggota kelompok manajemen, mulai dari tingkat atas, menengah, dan bawah. Segala kegiatan itu terarah kepada sasarannya, hanyalah merupakan pemborosan saja terhadap tenaga kerja, uang, waktu, dan materi. Atau dengan kata lain merupakan pemborosan terhadap perangkat manajemen.
aktor-faktor yang diperlukan untuk pengerakan ini adalah: (1) kepemimpinan, (2) sikap dan moralitas, (3) tatahubungan atau komunikasi, (4) perangsang atau insentif, (5) supervisi, dan (6) disiplin. Kepemimpinan ialah kegiatan untuk mempengauhi orang-orang agar berusaha dengan ikhlas untuk mencapai tujuan bersama. Seorang pemimpin atau manajer yang tidak memiliki nilai dan norma kepemimpinan tidak akan mampu untuk mempengaruhi bawahannya untuk bekerja, sehingga manajer yang demikian akan gagal dalam usahanya. Kemudian yang dimaksud dengan sikap adalah suatu cara memandang hidup, cara berpikir, berperasaan, dan bertindak. Sikap manajer akan berbeda-beda sesuai dengan latar belakang kehidupannya. Adapun sikap manajer adalah sebagai berikut: (a) sikap feodal, (b) sikap kebapakan, (c) sikap kediktatoran, (d) sikap membantu, dan (5) sikap mengembangkan.
Untuk mengembangkan sikap positif dari para pegawai Terry (1990) menawarkan lima saran untuk mengembangkan sikap-sikap yang menguntungkan. Adapun kelima sikap itu adalah (1) milikilah pandangan yang praktis dan menyeluruh terhadap individu yang dipimpin, (2) ambillah bagian yang konstruktif dari setiap persoalan, (3) bergaullah dengan orang-orang sukses, (4) berilah orang lain perasaan penting dan perasaan mempunyai harga diri, (5) resapkanlah tentang nilai-nilai tertentu dalam hidup.
Faktor sikap dan moralitas juga menjadi bagian penting dari proses penggerakan. Kondisi moral adalah sikap para pekerja terhadap anggota-anggota manajemen, terhadap pekerjaannya dan terhadap satu sama lainnya. Moral bagi manajer dan pegawai sangat penting mengingat apabila manajer moralnya rendah, maka ia akan mengalami putus asa dalam menghadapi kesulitan dan para pegawai yang bermoral rendah tidak akan memiliki disiplin, acuh terhadap pekerjaan dan tidak mempunyai keberanian untuk mengatasi kesulitan yang dihadapi.
Faktor lain untuk penggerakan adalah komunikasi. Komunikasi administratif dapat dipandang sebagai bentuk komunikasi manusia atau masyarakata yang mengadung lima unusr, yaitu: seorang pembicara, yang menyampaikan, pesan-pesan, orang yang dihubungi, dan respons atau tanggapannya. Komunikasi dalam manajemen terdiri dari: komunikasi intemal, komunikasi ekstemal, komunikasi horizontal, komunikasi vertikal, komunikasi formal, komunikasi informal, komunikasi lisan, dan komunikasi tulisan.
Unsur lain dalam konteks penggerakan dalam manajemen adalah perangsang atau insentif, yaitu sesuatu yang menyebabkan atau menimbulkan seseorang bertindak. Ada beberapa jenis insentif yaitu: keamanan, memperhatikan keluhan pegawai, kondisi kerja, kenaikan tingkat, keselamatan, upah, penghargaan, supervisi, jaminan, instruksi pekerjaan, keikutsertaan dalam manajemen, penjelasan, jumlah jam kerja, perencanaan kerja, ekspresi diri, dan metode efisien. Aspek ini menjadi pendorong bagi pekerja untukbekerja secara efektif. Insentif ini dapat digolongkan lagi menjadi insentif positif dan negatif, insentif finansial yang terdiri dari: balasa jasa, promosi, bonus dan komisi, jaminan sosial, bagian laba, balas jasa (pensiun dan pembayaran kontrak), dan insentif non finansial.
Aspek lain yang penting dalam pengerakan manajemen adalah supervisi, yaitu salah satu aspek penggerakan, supervisi ini dilakukan saat pekerjaan sedang berlangsung oleh mandor pada tempat pekerjaan, dan supervisi ini kegiatan yang dilakukan terhadap pekerjaan tertentu saja, bukan sebagai pengawasan secara keseluruhan manajemen. Supervisi adalah kegiatan pengurusan dalam tingkatan organisasi, di mana anggota mnajemen dan bukan anggota manajemen berhubungan secara langsung.
Aspek disiplin juga penting dalm rangka penggerakan ini. Disiplin ialah latihan pikiran, perasaan, kehendak dan watak, latihan pengembangan dan pengendalian perasaan, pikiran dan kehendak, dan watak untuk melahirkan kekuatan dan tingkahlaku yang teratur. Disiplin adalah suatu keadaan tertib, di mana orang-orang yang tergabung dalam sebuah organisasi tunduk pada peraturan yang ada dan telah disepakati, dengan rasa senang hati. Disiplin ini dipicu oleh dua faktor, yaitu disiplin yang timbul dari dalam dirinya sendiri dan disiplin karena perintah dari luar dirinya.
Mengingat penggerakan dalam sistem manajemen tergantung seluruhnya pada manajer, yang menentukn berhasil atau tidaknya tujuan, maka perlu diadakan proses pendidikan dan pengembangan kepada paramanajer, agar diperoleh para manajer yang rasional dan kapabel.
3.5 Pengawasan
Pengawasan adalah mengecek atau mengatur seperti pembayaran, menyesuaikan dengan batas-batas seperti kecepatan, serta menguji atau memeriksa dengan bukti atau pengalaman yang sama atau sebaliknya. Pengawasan ini juga berarti wewenang untuk mebimbing atau memerintah. Atau juga kekuasaan dan hak untuk membatasi atau menertibkan. Arti pengawasan lainnya adalah pengaturan, seperti diatur melalui trafik controll, juga suatu pembetulan menurutukuran-ukuran tertentu yang standar.
Dengan demikian kontrol memiliki arti membimbing, menertibkan, mengatur, dan menguji kebenaran. Oleh karena itu untuk kata kontrol lebih tepat diterjemahkan dengan pengawasan, yang di dalamnya tercakup makna pembimbingan, penertiban, pengaturan, pemeriksaan, dan pengendalian.
Pengawasan merupakan tindakan-tindakan perbaikan dalam pelaksanaan kerja agar segala kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, petunjuk-petunjuk dan instruksi-instruksi, sehingga tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai.
Maksud dan tujuan pengawasan dalam sistem manajemen adalah sebagai berikut. (1) Untuk mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak. (2) Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan-kesalahan yang baru. (3) Untuk mengetahui apakah penggunaan anggaran yang telah ditetapkan dalam perencanaan terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang telah ditentukan. (4) Untuk mengetahui apakah pelaksanaan biaya sesuai dengan program, fase, tingkat pelaksanaan seperti yang telah ditentukan dalam perencanaan atau tidak. (5) Untuk mengetahui hasilpekerjaan dengan dibandingkan kepada yang telah ditetapkan dalam rencana (standar), dan sebagai tambahan. (6) Untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja sesuai dengan prosedur dan kebijakn yang telah ditentukan.
Agar pengawasan lebih efektif, maka harus ditetapkan prinsip-prinsip pengawasan, yang terdiri dari: (1) prinsip tercapainya tujuan, (2) prinsip efisiensi pengawasan, (3) prinsip tanggung jawab pengawasan, (4) prinsip pengawasan tehadap masa yang akan datang, (5) prinsip pengawasan langsung; (6) prinsip refleksi pelaksanaan, (7) prinsip penyesuaian dengan organisasi, (8) prinsip kemandirian pengawas, (9) prinsip standar, (10) prinsip pengawasan terhadap faktor strategis, (11) faktor pengecualian, (12) prinsip daya suai pengawasan, (13) prinsip peninjauan kembali, (14) prinsip tindakan.
Kemudian pengawasan ini terdiri dari tipe-tipe sebagai berikut. (1) pengawasan barang-barang inventaris, (2) pengawasan produksi, (3) pengawasan pemeliharaan, (4) pengawasan kualitas, (5) pengawasan jumlah, (6) pengawasan upah atau gaji, (7) pengawasan penjualan, (8) pengawasan advertensi, dan (9) pengawasan biaya.
Alat untuk pengawasan pekerjaan secara menyeluruh dapat berupa: (1) laporan tertulis, (2) daftar neraca rugi dan laba, (3) rasio pokok dari seluruh kegiatan, (4) hasil yang dicapai dari investasi, (5) pemeriksaan atau audit dengan beberapa tipe.
DATAR PUSTAKA
Adler, Mortimer J. Et al. (eds.). 1983. Encyclopaedia Britannica (Vol. XII). Chicago: Helen Hemingway Benton.
Adshead, Janet. 1988. Dance Analysis: Theoy and Practice. London: Dance Book.
Albert, Lepawsky. 1960. Administration. New York: Alfred A. Knoft.
Aston, Elaine dan George Savona. 1991. Theatre as Sign-System: A Semiotics of Text and Performance. London dan New York: Routledge.
Atmosudirdjo, Prajudi, 1971. Office Management. Jakarta: Untag University Press.
Backus, John. 1977. The Acoustical Foundation of Music. New York: W.W. Norton Company.
Black, James M., 1970. Personnel Management (terj. Winardi). Bandung: Alumni.
Boyce-Martin, Jane. 1977. Personnel management. London: McDonals & Evans.
Colleman, Griffin. 1983. Pakpak Batak Kin Groups and Land Tenure: A Study of Descent Organization and Its Cultural Geology. Canberra: Monash University. Disertasi doktof falsafah.
Denzin, Norman K. Dan Yvonna S. Lincoln (eds.). 1995. Handbook of Qualitative Research. Thousand Oaks, London, dan New Delhi: Sage Publications.
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. 1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Depdikbud.
Deraman, A. Azis, 2002. Himpunan Kertas Kerja: Isu dan Proses Pembukaan Minda Umat Melayu Islam. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Edwards, Paul et al. (eds.). 1967. The Encyclopedia of Philosophy (vol. 1 dan 2). New York dan London: Collier Macmillan Publisher.
Flippo, Edwin B. 1976. Principles of Personnel Management. Tokyo: McGraw-Hill.
Gillin, J.L. dan J.P. Gillin. 1954. For A Science of Social Man. New Yor: McMillan.
Horton, Paul B. Dan Chester L. Hunt, 1984. Sociology, edisi kelapan. Michigan McGraw-Hill. Terjemahannya dalam bahasa Indonesia, Paul B. Horton dan Chester L. Hunt, 1993. Sosiologi. Terjemahan Aminuddin Ram dan Tita Sobari. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Hutagaol, Realino, 2006. Pertunjukan Musik Keyboard Mak Lampir di Desa Tualang, Serdang Bedagai, pada Malam Hiburan Acara Adat Perkawinan Jawa. Medan: Skripsi Etnomusikologi FS USU.
Jose Rizal Firdaus, 2007. “Teknik Tari Serampang 12 Karya Guru Sauti.” Makalah pada Seminar Intemasional Tari Serampang Dua Belas di Medan.
Jucius, Michael J., 1962. Personnel Management. Tokyo: Charles E. Tuttle Company.
Koentjaraningrat, 1980. Pengantar Ilmu Antropologi. Jakarta: Aksara Baru.
Koentjaraningrat (ed.), 1980. Metode-metode Penelitian Masyarakat. Jakarta: Gramedia.
Koontz, Harold dan Cryl O’Donnel, 1959. Principles of Management. New York: McGraw-Hill Book Company.
Lomax, Alan P. 1968. Folk Song Style and Culture. Transaction Books New Jersey.
Lorimer, Lawrence T. et al., 1991, Grolier Encyclopedia of Knowledge (volume 1-20). Danburry, Connecticut: Groller Incorporated.
Malinowski, “Teori Fungsional dan Struktural,” dalam Teori Antroplologi I Koentjaraningrat (ed.), (Jakarta: Universitas Indonesia Press, 1987).
Malm,William P., 1977. Music Cultures of the Pacific, Near East, and Asia. New Jersey: Prentice Hall, Englewood Cliffs; serta terJemahannya dalam bahasa Indonesia, William P. Malm, 1993, Kebudayaan Musik Pasiflk, Timur Tengah, dan Asla, dialihbahasakan oleh Muhammad Takari, Medan: Universitas Sumatera Utara Press.
Merriam, Alan P. (1964), The Anthropology of Music. Chicago Nortwestem University.
Miner, John B. dan Green iner, 1977. Personnel & Industrial Relations: A Management Approach. New York: MacMillan Publishing.
Peirce, Charles S. (1938-1956). The Collected Papers, 8 vols., Charles Hartshome, Paul Weiss, and Arthur W. Burks (eds.). Cambridge: Harvard University Press.
Rastuti, Martavia, 2008. Yusuf Wibisono: Perannya dalam Kebudayaan Musik Melayu di Sumatera Utara. Medan: Skripsi Sarjana Seni Departemen Etnomusikolofi FS USU.
Radcliffe-Brown, A.R., 1952. Structure and Function in Primitive Society. Glencoe: Free Press.
Royce, Anya Paterson, 1980. The Anthropology of Dance. Bloomington dan London: Indiana University Press.
Sadie, Stanley (ed.). 1980. The New Grove Dictionary Music and Musicians. Ann Arbor, New York dan London: Macmillan Publishers Limited.
Shadily, Hassan, 1983. Ensiklopedi Indonesi. Jakarta: Ikhtiar Baru-Vanhoeve.
Sheppard, Mubin, 1972. Taman Indera: Malay Decorative Arts and Pastimes. London: Oxford University Press.
S. Nasution, 1982. Metode Research. Bandung: Jemmars.
Sukama, 1992. Dasar-Dasar Manajemen. Bandung: Mandar Maju.
Suriasumantri, Yuyun S. 1983. Ilmu dalam Perspektif. Jakarta: Yayasan Obor dan Leknas Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.
Terry, George R., 1962. Office Management and Control. Illinois: Richard D. Irwin.
Terry, George R. Dan Leslie W. Rue, 2000. Dasar-Dasar Manajemen (alihbahasa G.A. Ticolu). Jakarta: Bumi Aksara.
The Liang Gie, 1970. Administrasi Perkantoran Modem. Yogyakarta: Pertjetakan Radya Indria.
Tumer, Victor dan Edward M. Bruner (eds.). 1983. The Anthropology of Performance. Urbana dan Chicago: University Illinois.
Tumer, Victor, 1980. From Ritual to Theater: The Human Seriousness of Play. New York: PAJ Publication.
Ulack, Richard (2007). Encyclopædia Britannica. Encyclopædia Britannica 2007 Ultimate Reference Suite. Chicago: Encyclopædia Britannica.
Urwick, 1961. The Elements of Administration. London: Sir Isaak Pitman & Sons.
Wan Abdul Kadir, 1988. Budaya Popular dalam Masyarakat Melayu Bandaran, (Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
White, R. Clyde, 1950. Administration of Public Welfare. New York: American Book Company.